ปัญหาในการตรวจนับทรัพย์สิน

ในการบริหารจัดการ Fixed Assets การตรวจนับ Assets เป็นปัญหาหลักอันหนี่ง ที่เป็นการยากที่จะใช้ข้อมูลใน ExcelSheet ไปตรวจนับ Assets ที่มีอยู่จริง

ปัญหาอันดับแรกคือ ชื่อของ Fixed Asset ที่ได้บันทึกไว้ใน excel ไม่ตรงกับที่เรียกกันภายในบริษัทฯ ดังนั้นจึงเกิดปัญหาว่า เมื่อนำ list ใน excel ไปตรวจนับแล้วสอบถามกับผู้ดูแล Fixed Asset อยู่ จะไม่ทราบว่า คือทรัพย์สินตัวไหน เพราะชื่อใน excel ไม่ตรงกับชื่อที่ใช้เรียกกัน ภายใน จึงเกิดการสับสนอยู่บ่อยครั้ง บางครั้งต้องตัดเป็น disposal (ทั้งๆ

ที่สินทรัพย์นั้นยังอยู่) และต้องสิ้นเปลื่องในการสั่งซื้อมาใหม่ หรือบางครั้งต้องมาตั้งชื่อ Asset นั้นใหม่ (ซึ่งทำให้เสียเวลา)

ปัญหาอันดับต่อมา เนื่องจากไม่ได้มีการส่งรายงาน (Report) ของ Fixed Assets ที่มีอยู่ในระบบหรือในบริษัทฯ ให้กับต้นสังกัด (Treasury Management) เพื่อทำการตรวจสอบทุกเดือน ดังนั้นเมื่อมีการตรวจนับตอนสิ้นปีก็จะเป็นการยากที่จะตรวจสอบได้โดยละเอียดและอาจจะขาดความถูกต้องแม่นยำ

การควบคุมและบริหารจัดการสินทรัพย์นั้น ไม่ใช่เพียงการควบคุมในขั้นตอนของการจัดซื้อเท่านั้น แต่กระบวนในการตรวจนับสินทรัพย์ เป็นกระบวนการหนึ่งที่จะแสดงออกถึงประสิทธิภาพของฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายธุรการ และพนักงานทุกคน Assets Checking Report จะแสดงให้เห็นถึงการบริหารจัดการ Assets ในบริษัทฯ เพื่อนำเสนอต่อฝ่ายบริหาร แน่นอนว่านั่นไม่ได้เป็นเพียงการแสดงถึงความรับผิดชอบงานในหน้าที่เท่านั้น แต่ยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพในการจัดการบริหาร โดยมีเครี่องมือที่มีประสิทธิภาพเป็นผู้ช่วย