ทุกปี บริษัทจำนวนมากสูญเสียเงินไปนับแสนหรือนับล้านบาทโดยไม่รู้ตัว ไม่ได้เกิดจากยอดขายตก เศรษฐกิจซบเซา หรือการแข่งขันที่รุนแรง แต่เกิดจากสิ่งที่สามารถป้องกันได้ง่าย ๆ นั่นคือ การขาดการ จัดการทรัพย์สิน อย่างเหมาะสม เช่น คอมพิวเตอร์หาย เครื่องจักรไม่ได้ใช้งาน ยานพาหนะเสื่อมสภาพเร็วกว่าที่คาดไว้ เอกสารถูกบันทึกโดยไม่มีข้อมูลว่าซื้ออะไรมาอย่างไร

ทรัพย์สิน คือรากฐานของทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นสตาร์ทอัพที่มีแค่คอมพิวเตอร์ไม่กี่เครื่อง หรือบริษัทใหญ่ที่มีโกดังเต็มไปด้วยอุปกรณ์ แต่หลายองค์กรกลับไม่ให้ความสำคัญกับการ ควบคุมทรัพย์สินถาวร จนกว่าจะเกิดปัญหา ความจริงแล้ว ธุรกิจที่จัดการทรัพย์สินได้ดีคือธุรกิจที่อยู่รอดและเติบโต ในขณะที่ธุรกิจที่ละเลยกลับสูญเงินโดยไม่รู้ตัว

ทรัพย์สินคืออะไร?

ในเชิงธุรกิจ ทรัพย์สิน หมายถึงสิ่งใด ๆ ที่บริษัทเป็นเจ้าของและมีมูลค่า สามารถสร้างรายได้หรือช่วยสนับสนุนการดำเนินงาน แบ่งได้เป็น:

  • ทรัพย์สินหมุนเวียน (Current assets) คือทรัพย์สินที่คาดว่าจะถูกนำไปใช้ ขาย หรือแปลงเป็นเงินสดได้ภายในหนึ่งปีการดำเนินงานหรือภายในรอบระยะเวลาปกติของธุรกิจ เช่น เงินสด สินค้าคงคลัง ลูกหนี้การค้า
  • ทรัพย์สินถาวร (Fixed assets) คือทรัพย์สินที่มีตัวตน (จับต้องได้) ของธุรกิจที่ใช้ในการดำเนินงานเพื่อสร้างรายได้ในระยะยาว โดยมีอายุการใช้งานมากกว่าหนึ่งปี และไม่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ง่ายในทันที เช่น อาคาร ที่ดิน รถยนต์ เครื่องจักร อุปกรณ์สำนักงาน
  • ทรัพย์สินไม่มีตัวตน (Intangible assets) คือสินทรัพย์ที่ไม่มีรูปร่าง ไม่สามารถมองเห็นหรือสัมผัสได้ทางกายภาพ แต่มีมูลค่าทางเศรษฐกิจและสร้างประโยชน์ให้กับกิจการในอนาคตได้เช่น สิทธิบัตร เครื่องหมายการค้า หรือซอฟต์แวร

ในบรรดาทรัพย์สินทั้งหมด ทรัพย์สินถาวร มักถูกมองข้าม ตัวอย่างเช่น แล็ปท็อปที่ซื้อให้พนักงานไม่ได้เป็นแค่ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว แต่มันยังมี ค่าเสื่อมราคา ต้องบำรุงรักษา และอาจสูญหายหรือถูกใช้งานไม่เต็มที่ หากรวมกันหลายร้อยหรือหลายพันชิ้น การไม่มี ทะเบียนทรัพย์สิน ที่ชัดเจนย่อมสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวง

ทำไมการควบคุมทรัพย์สินจึงสำคัญ

หากองค์กรไม่ใช้ระบบ ตรวจสอบและควบคุมทรัพย์สิน ที่ดี ต้นทุนที่ซ่อนอยู่จะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ตัวอย่างเช่น:

  1. การสูญเสียทางการเงิน
     บริษัทมีโน้ตบุ๊ก 200 เครื่อง แต่หายไป 10 เครื่องโดยไม่มีใครรู้ เท่ากับเสียเงินไปกว่าแสนบาท แถมยังเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลสำคัญและทำให้พนักงานทำงานสะดุด
  2. ปัญหาด้านกฎหมายและภาษี
     หากบันทึกทรัพย์สินไม่ครบถ้วน เมื่อถึงเวลาตรวจสอบบัญชีหรือตรวจภาษี องค์กรอาจเผชิญกับค่าปรับหรือเสียชื่อเสียงได้
  3. ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
     เมื่อไม่รู้ว่าอุปกรณ์มีอยู่ที่ไหนหรือพร้อมใช้งานหรือไม่ พนักงานก็อาจเสียเวลาขอซื้อซ้ำ ทำให้ต้นทุนเพิ่มโดยไม่จำเป็น
  4. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
     การสูญหายของอุปกรณ์ไอทีไม่ได้เป็นแค่เรื่องการเงิน แต่ยังอาจทำให้ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลภายในรั่วไหลได้

เพราะฉะนั้นแล้ว การไม่จัดการทรัพย์สิน ก็เท่ากับปล่อยให้มี “รูรั่ว” ที่ค่อย ๆ ดูดทรัพยากรของบริษัทไปโดยที่ไม่รู้ตัว!

เริ่มต้นการควบคุมทรัพย์สินอย่างไรดี ?

แม้จะฟังดูซับซ้อน แต่การเริ่มต้นจัดการทรัพย์สินไม่ยากเลย เรามีขั้นตอนง่าย ๆ มาแนะนำดังนี้

  1. สร้างทะเบียนทรัพย์สิน
     จดบันทึกสิ่งที่บริษัทมี วันซื้อ ราคา ที่ตั้ง และผู้รับผิดชอบ แม้เริ่มจาก Excel ก็ยังดีกว่าไม่มี
  2. เก็บรายละเอียดสำคัญ
     เช่น หมายเลขเครื่อง อัตราค่าเสื่อม สัญญาประกัน และกำหนดการซ่อมบำรุง
  3. ตรวจสอบทรัพย์สินเป็นประจำ
     จัดทำการตรวจนับ (Asset Audit) อย่างสม่ำเสมอ เพื่อยืนยันว่าทรัพย์สินยังอยู่และใช้งานได้ตามจริง
  4. ใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการทรัพย์สิน
     เมื่อธุรกิจเติบโต การใช้ไฟล์ Excel อาจไม่เพียงพอ การใช้ โปรแกรมจัดการทรัพย์สินถาวร จะช่วยลดความผิดพลาดจากคน เพิ่มความแม่นยำ และให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์

ด้วยเหตุนี้ โปรแกรม Well Fixed-Asset ของเรา จึงถูกออกแบบมาเพื่อทำให้การดูแลทรัพย์สินถาวรที่หลายคนอาจคิดว่าไม่สำคัญหรือมักจะละเลย เป็นไปอย่างง่ายดายและลดความซับซ้อนลงอย่างมากที่สุด เพราะ “ทรัพย์สิน” คือหัวใจสำคัญของธุรกิจ

Contact Us:
Tel: 02-941-3377 (ถึง 9)
E-mail: [email protected] (คุณมณีรัตน์)